ToBeToUp客户管理系统基本操作

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新建客户

新建客户按钮在界面的右上角, 点击后, 自动生成客户编号.

编辑/维护客户资料

编辑或者维护客户资料, 可以注明姓名, 社媒链接, 填写上粉丝数量, 是客户综评分数的重要因素之一.

如果要监控粉丝数量变化, 建议在客户沟通区域做“备注/Notes”, 这个可以较完整地以时间线方式显示客户的变化.

公司名称/所属国/开发阶段

如果公司名称暂时没有, 不建议填写客户姓名, 可以填写N/A. 当使用AI功能时, 指令更准确.

所属国, 填写客户市场所在国家, 填写后, 在栏目左侧, 可以显示客户当地的时间(鼠标划过时更新), 在栏目右侧, 显示该国的人口, GDP等基本信息. 如果一个国家有多个时间, 例如美国, 侧需要手工指定客户所在地的UTC, 点击国家栏左端的图标, 弹出窗口中填写例如: -4, +2 等. 显示客户所在的地时间, 帮助决策在客户更方便的时间段联系客户 — 例如, 早上客户一般需要处理前一天未完成的任务, 或者当天的任务, 而下午三点后客户一般更空闲.

阶段, 点击指定客户当前所处的阶段. 当使用AI功能时, AI可根据客户当前所处阶段以及沟通历史, 给出相应的客户分析以及跟进话术/方案. 点击每个阶段右侧的向右方向的图标”>”, 将触发按客户阶段进行筛选. 

客户来源

填写客户最初的联系方式, 或者获取客户的途径.

主要联系人及多个联系人

在公司名称下方, 是主要的客户联系人. 

如果有多个客户联系人, 则在客户资料中进行管理. 在每一行客户资料左侧, 都有一个空格用来填写客户的姓名, 如果只有一个客户姓名, 不会混淆, 可以留空. 如果客户有职位, 可以填写在备注中. 

如果某项客户资料无效, 建议保留, 但可以在该行资料最左边, 勾中无效选框, 而该项资料将会显示删除线. 保留无效资料不删掉, 是为了省却将来忘记了而要再次使用该资料或者再次验证.

另外, 每行资料右侧, 有两个图标“0″和”w”, 是快速输入按钮. 数字”0″, 表示使用过谷歌搜索对该项资料进行搜索只有0个有效结果; 而字母”w”, 则表示电话号码资料不是WhatsApp号码, 毕竟, WhatsApp已经是一个高频的联系客户的方式, 特别对于非大公司买家, 更适合我们SOHO外贸.

客户行业/主要产品/购买力/相关度

简单填写客户的行业, 主要产品, 不要求大而全. 本客户管理系统, 主要是一个“看板”, 力求一个屏幕显示客户有效信息, 快速管理客户.

购买力及相关度, 鼠标悬停时, 可以看到5个等级的评分标准定义. 你不必完全遵从本系统定义的评分标准, 但总的来说, 越高级, 代表客户能力越强, 更值得去成交. 因此, 更高评分的客户综合评分也更高, 当你按分数排序时, 这些客户会排列在更前面的位置.

公司产品/客户关注/筛选客户

公司产品 – 简易地管理公司的产品, 可以填写已有的产品ID, 也可以让系统自动生成ID, 主要用于与客户产生关联, 明确展示客户需求及关注.

产品左侧的数字, 表示关注该产品的客户的数量.

产品右侧, 有个隐藏图标, 只有鼠标悬停才显示, 点击该图标, 筛选后仅显示关注该产品的客户. 这样, 当某个产品需要促销, 能找到准确的客户.

显示全部客户/跳转

点击”All”按钮, 显示整个系统全部的客户, 取消筛选或排序.

点击”>>”按钮, 弹出窗口, 输入你想跳到当前显示的第N个记录. 

填写客户沟通

本系统不会读取邮件, 也不读取其它任何沟通工具的对话记录.

所以, 每次与客户沟通, 或者客户提供了重要信息, 请连同客户沟通的方式, 认真填写好本沟通记录. 所有记录将以倒序的方式排序. 在模糊搜索中, 可以凭借对沟通总结的模糊印象, 搜索对应的客户.

在客户资料中, 如果是社媒, 将会显示空格填写粉丝数量. 但对于重点开发的客户, 我还会在沟通记录用, 用“notes”选项, 记录不同日期客户的粉丝数量的变化. 例如, 我监控到, 客户在收到从我们这里定制的产品之后, 在一个月内粉丝数量增长了2万. 我就很好的把握产品的受欢迎程度.  还有, 客户长期开始都成交不下来, 反过来, 分析他的社媒粉丝数量增长停滞, 甚至下降, 那么这个客户他应该是遇到了瓶项. 有了这些信息, 与客户沟通就不再是空洞无物了.

在客户沟通记录上部, 是该客户关注的产品列表. 目的也是一眼就能重建客户的画像, 而不是左右翻看资料. (左下方即客户沟通输入区左侧还有客户画像).

筛选客户 – FB例子

在客户导航栏上方, 有两排按钮, 上面一行, 是常用的筛选功能. 

验 – 有进口经验的客户;

• Wa – 有WhatsApp号码的客户;
• 沟 – 有沟通过的客户(激活过的客户);
• Ali – 阿里巴巴活跃客户;
• FB – 有Facebook的客户(如果想刷一下客户的FB, 可以点击这个按钮, 然后再点下一行中的“粉”按粉丝数量排列, 真实的刷一刷客户的FB, 点赞评论;
• IG – 与Facebook同理;
• TK – 与Facebook同理;

筛选客户并排序

点赞任何筛选客户按钮, 都会弹出确认窗口, 你需要进行以下确认:

• 全部的记录 – 即从所有的客户中进行筛选, 你有1万个客户, 就从1万个客户中进行按钮设定的筛选规则进行筛选;
• 显示的记录 – 即使你有1万个客户, 但当前显示的只有3000, 那么, 就从3000个客户中进行按钮设定的筛选规则进行筛选;
• 取消 – 取消筛选动作;

除了显示的这一行按钮, 你还可以从界面中其它区域进行一些特定的筛选:

• 国家 – 在国家右侧, 有个图标, 点击后, 筛选该国的客户. 但如果当前显示的是美国, 而你要筛选法国, 那么可以在模糊搜索中先搜索法国.
• 阶段 – 点击在阶段区域的”>”按钮, 将筛选该阶段的客户, 例如, 点击“成交”阶段右方的”>”, 将筛选出“成交”阶段的客户
• 产品 – 在产品名称右方, 点击小眼睛图标, 将筛关注选该产品的客户

排序功能按钮

• 更 – 按资料更新时间倒序排序, 因为每个客户记录进入时都会自动更新一次, 所以, 该按钮相当于最近浏览过的客户按倒序排列;
• 联 – 按最近联系过的客户倒序排列, 联系过的客户是指在沟通记录中除了“Notes”类的记录;
• 分 – 按客户综合评分倒序排序, 客户粉丝数量/订单规模, 阶段, 是否有公司Logo, 联系人头像, 沟通的次数, 联系方式齐全, 都影响客户评分;
• 量 – 按客户订单规模大小倒序排序;
• 粉 – 按客户粉丝数量总和倒序排序;
• 匹 – 按客户相关度/匹配度倒序排序, 所以, 对客户评星, 整理客户资料, 能更高效的利用本系统;
• 档 – 按建档时间倒序排序

任务日期提示/超级提醒

在沟通记录输入框底部, 有一下个图标, 除了客户画像之后, 还有3个图标分别是:

• 今天任务 – 建议每天早上正式开始工作前, 整理出50个今天需要联系的客户作为必修任务, 完成一个取消一个
• 指定任务日期 – 当某客户在未来某个时间, 需要执行任务的话, 可以使用本功能指定一个日期; 完成后, 再点击一次取消显示日期戳即表示完成, 当然, 完成后, 应该写好沟通记录或者Notes记录; 如果你想某个客户每天都出现在todo list里, 可以一直不取消日期戳
• 重大提醒 – 假设, 某客户目前是同事的在跟进的客户, 可以使用本按钮, 简单填写如“Andy在跟进”, 避免冲突, 当然, 你也可以填写其它重点提醒事项;

操作今天任务及指定任务日期, 在界面的左上角, 相应的统计数字会更新. 28天平均每天跟进数量, 是你的每天工作量的一个衡量, 有时候, 事实是大力出奇迹;

模糊搜索功能

最初想做这个系统, 就是为了能迅速搜索客户资料. 模糊搜索功能对客户所有资料进行搜索. 

客户沟通跟进, notes, 联系方式, 备注, 关注产品, 国家, 行业, 主打产品… … 只要记得一个字都可以用来搜索, 当然, 只记得一个字母a与abc三个区别巨大.

在搜索结果中再搜索(深挖客户)

在模糊搜索的基础上, 右侧有个勾选“深挖”, 是在任一次搜索结果中再进行一次搜索, 可以理解为深挖. 例如以下搜索顺序:

“泰国>>>华为手机壳>>>David” 将呈现搜索结果是“泰国”或者沟通过“泰国”的,关注关注产品名是“华为手机壳”或者沟通记录有“华为手机壳”的, 名字为David, 或者在沟通记录中提到过David的客户.

客户画像

客户画像, 位于沟通输入区左侧, 点击沟通输入区底部最左边的按钮, 会弹出输入/整理客户画像的窗口. 

你可以填写客户小气, 贪小便宜, 爱索取礼, 付款爽快, 任何帮助你决策的特征.

任务与提醒图标

见上面的“提示提醒”.

AI分析客户

目前, 提供了两种API接口方便使用AI功能, deepseek及谷歌gemini pro 2.5, 需要自行注册相关的AI并获取相应的API Key (这些API通常都是付费功能). 特别是谷歌的Gemini Pro 2.5, 注册帐户有地区要求, 建议注册谷歌帐号, 登记为美国. 对于付费, 如果自己的信用卡被拒, 可以考虑PokePay(搜索本网站有简单的介绍).

重点推荐使用Gemini Pro, 它的URL context功能, 配合temperature = 0, 既能从internet上获取内容, 又最大避免AI幻想错觉.

所以, AI功能的个按钮中, 一个是DeepSeek的, 另外两个是Gemini Pro的. 一个使用Gemini Pro对客户全面分析, 另外一个不光分析, 还提供跟进建议及话术.

API Key设置, 在右上角. 同时, 还有本司产品, 网址, 同行网址等, 将会写进prompt提供给AI进行工作.

版本1.0.3升级文件

1.0.3以前的版本, 需要升级才能正常使用. 文件共4个. (下载文件)

首先下载压缩文件, 解压到一个新的文件夹内. 去老版本文件夹内复制”tobetoup data.fm12″数据文件到这个新的文件夹内.

双击“1.0.3版前请点击这个文件升级完后删除.fmp12”文件升级, 升级后建议删除本文件夹内的“1.0.3版前请点击这个文件升级完后删除.fmp12”和”tobetoup data.fm12″两个文件, 以免误操作重复导入.

旧版文件夹里的文件, 保留一段时间作为备份.